Tietovarantojen ja asiarekisterin hallinta tukee julkisuusperiaatetta
Savon koulutuskuntayhtymä on tiedonhallintalain (906/2019) tarkoittama tiedonhallintayksikkö, jonka on ylläpidettävä kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä julkisuusperiaatteen toteuttamista varten.
Tietovarannolla tarkoitetaan viranomaisen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti. Tietoaineisto on asiakirjoista ja muista tiedoista muodostuva tiettyyn viranomaisen tehtävään tai palveluun liittyvä tietokokonaisuus. Asiarekisteri on rekisteri vireille pannuista asioista, näiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Asiarekisteriin kuuluvia tietoja voi sisältyä niin asianhallintajärjestelmään, eri operatiivisiin tietojärjestelmiin kuin paperiaineistoonkin.
Asiakirjajulkisuuskuvauksen avulla autamme asiakkaitamme tietopyyntöjen kohdistamisessa ja kerromme siitä, missä laajuudessa käsittelemme tietoja tuottaessamme palveluja tai käsitellessämme asioita. Asiakirjajulkisuuskuvauksen avulla toteutamme myös hallinnon avoimuuden periaatetta.
Kuntayhtymän tietovarannot ja asiarekisteri
Kuntayhtymässä on käytössä asianhallintajärjestelmä, johon rekisteröimme vireille pannut asiat, niiden käsittelyvaiheet ja niihin liittyvät asiakirjat. Tämän lisäksi käytämme eri tehtävissä operatiivisia tietojärjestelmiä, joihin tallennamme/tuotamme kyseisen tehtävän hoitamiseen liittyviä tietoja. Tietyn tehtäväkokonaisuuden hoitamiseen liittyvä tietovaranto muodostuu niin asianhallintajärjestelmään, operatiivisiin tietojärjestelmiin kuin paperiaineistoon sisältyvistä tietoaineistoista.
Kuvaukset kuntayhtymän tietovarannoista lisätään sivustolle niiden valmistuttua.
Tietopyynnöt
Julkisuuslain (621/1999) mukaan jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen. Pyyntö voi kohdistua paperi- tai muussa muodossa olevaan asiakirjaan. Viranomaisen asiakirjoihin sisältyviä salassa pidettäviä tietoja ja tietoja henkilörekisteristä voidaan antaa vain, jos tiedon antamiselle on laissa säädetty peruste eli tiedon pyytäjällä on oikeus käsitellä ko. tietoja. Jokaisella on kuitenkin tietyin rajoituksin oikeus saada tieto viranomaisen asiakirjassa hänestä itsestään esiintyvistä tiedoista.
Jokaisella on myös oikeus saada tieto siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja rekisterissä. Ohjeet rekisteröidyn oikeuksia koskevien tietopyyntöjen tekemiseen, kuten henkilörekisteriin tallennettujen itseään koskevien tietojen tarkistamiseen, korjaamiseen ja poistamiseen, löytyvät Savon koulutuskuntayhtymän tietosuojasivulta.
Pyydämme toimittamaan tietopyynnöt kuntayhtymän kirjaamoon, jossa ne rekisteröidään. Kirjaamo toimittaa tietopyynnöt vastattaviksi oikealla taholle. Avustamme tarvittaessa pyynnön tekijää pyynnön yksilöimiseksi.
Todistuskopiot kuntayhtymän oppilaitoksissa suoritettujen opintojen todistuksista tilataan tällä erillisellä lomakkeella (Visma Sign).
Kun pyyntö kohdistuu julkiseen asiakirjaan, ei pyytäjän tarvitse perustella pyyntöään tai selvittää henkilöllisyyttään.
Henkilöllisyys on selvitettävä silloin, kun tietoja pyydetään henkilörekisteristä, salassa pidettävästä asiakirjasta tai muista asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin. Jos pyytäjä pyytää muita kuin itseään koskevia tietoja, on hänen ilmoitettava tietojen käyttötarkoitus sekä tarvittaessa muita tietoja, jotta tietojen luovuttamisen edellytykset voidaan selvittää.
Pyynnön kohteena olevan asiakirjan sisältö on yksilöitävä riittävän tarkasti. Esimerkiksi asianumero, päätöksen otsikko, päätöksenteon kohde tai asianosaisen nimi auttavat tietojen etsimisessä asianhallinnasta. Henkilörekistereistä tiedot löytyvät yleensä nimen, henkilötunnuksen tai vaikka opiskelijanumeron perusteella.
Asiakirjan antamisesta kuntayhtymässä päättää se toimielin tai viranhaltija, minkä päätösvaltaan kuuluviin asioihin tietopyyntö kohdistuu.
Annamme tiedon julkisesta asiakirjasta mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluttua siitä, kun olemme vastaanottaneet tietopyynnön. Jos pyydettyjä asiakirjoja on paljon tai niihin sisältyy salassa pidettäviä osia tai jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai muutoin tavanomaista suuremman työmäärän, annamme tiedon viimeistään kuukauden kuluttua siitä, kun olemme vastaanottaneet tietopyynnön.
Tieto asiakirjan sisällöstä voidaan antaa suullisesti, antamalla asiakirja viranomaisen luona nähtäväksi ja jäljennettäväksi tai kuunneltavaksi tai antamalla siitä kopio tai tuloste. Annamme tiedon asiakirjan julkisesta sisällöstä pääasiassa pyydetyllä tavalla. Mikäli emme voi antaa tietoja sähköisessä muodossa, tulosteena tai kopiona, voi tietoihin tulla tutustumaan paikan päälle etukäteen sovittuna ajankohtana.
Perimme kopioiden ja tulosteiden antamisesta kuntayhtymän johtajan vahvistaman asiakirjojen lunastusmaksun.
Mikäli kieltäydymme antamasta pyydettyjä tietoja, kerromme sille perustelut. Teemme tarvittaessa hallintopäätöksen, josta tietojen pyytäjän on mahdollista tehdä hallintovalitus tuomioistuimeen.