Henkilötietojen käsittely

Kaksi henkilöä: toinen selkäkameraan ja toinen kasvot kameraan.

Savon koulutuskuntayhtymä (SAKKY) kunnioittaa yksityisyyden suojaa. Tietosuojan turvaaminen on meille erittäin tärkeää. Noudatamme voimassaolevaa tietosuojalainsäädäntöä ja käsitelemme henkilötietoja hyvän tiedonhallinta- ja tietojenkäsittelytavan mukaisesti.

Mitä henkilötietoja keräämme ja mistä lähteistä?

Keräämme henkilötietoja opintoihin, palvelussuhteeseen, asiakkuuteen tai muuhun yhteistyöhön liittyen. Tietoja on sähköisessä ja manuaalisessa muodossa.

Opiskelijat

Opiskelijoiden henkilötietoja keräämme pääasiallisesti henkilöltä itseltään koulutukseen hakeutumisen ja ilmoittautumisen yhteydessä. Tietoja täydennetään opintojen edetessä.

Kerättäviä henkilötietoja ovat muun muassa sukunimi, etunimet, kutsumanimi, syntymäaika, henkilötunnus, äidinkieli, kotiosoite, matkapuhelin, sähköpostiosoite, oppilaitoksen sähköpostiosoite, veronumero, pankkiyhteystieto, huoltaja, lähiomainen, aikaisemmat koulutustiedot, tuen tarve, aiemmin hankittu osaaminen.

 

Henkilötietoja käsittelemme pääosin sähköisesti opintohallintajärjestelmässä (Primus-Kurre). Opiskelijapäätöksiä teemme myös osin asianhallintajärjestelmä Dynastyssa ja osin lomakepäätöksinä. Wilmassa opiskelijat ja huoltajat näkevät osan omista tiedoistaan henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla Primus-Kurren Web-käyttöliittymän kautta.

Henkilötietoja on myös erilaisissa virtuaalisissa oppimisympäristöissä, niihin opiskelijoilla on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Niistä henkilötiedoista, jotka eivät näy omilla tunnuksilla, voi tehdä halutessaan tarkastuspyynnön.

Opiskelijaksi hakeutuvien tietoja käsittelemme muun muassa Opetushallituksen ylläpitämässä Opintopolku-portaalissa.

Henkilöstö

Henkilöstön henkilötietoja keräämme henkilöltä itseltään rekrytoinnin yhteydessä ja palvelussuhteen aikana.

Kerättäviä henkilötietoja ovat muun muassa nimi, henkilötunnus, lähiosoite, puhelinnumerot, koulutustausta, työhistoria, pankkiyhteys, ammattiyhdistystiedot ja verotiedot.

Henkilötietoja käsittelemme pääosin sähköisesti henkilöstöhallinnan tietojärjestelmissä, esimerkiksi ePopulus. Henkilöstöä koskevia päätöksiä teemme myös asianhallintajärjestelmä Dynastyssa ja lomakepäätöksinä. Tietoja on myös muissa tietojärjestelmissä kuten opintohallintajärjestelmässä ja erilaisissa virtuaalisissa oppimisympäristöissä.

Henkilöstö näkee osan omista tiedoistaan, ja voi käsitellä niitä, henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.  Niistä henkilötiedoista, jotka eivät näy omilla tunnuksilla, voi tehdä halutessaan tarkastuspyynnön.

Työtekijäksi hakeutuvien tietoja käsittelemme FCG Talent Oy:n tuottamassa valtakunnallisessa kuntarekry.fi -työnhakupalvelussa ja asianhallintajärjestelmä Dynastyssa.

Asiakkaat ja toimittajat

Asiakkaiden ja toimittajien henkilötietoja keräämme SAKKY:n palveluita hankittaessa henkilöiltä itseltään.

Kerättävät tiedot vaihtelevat palveluittain, tyypillisesti ne ovat nimi ja yhteystiedot. Laskutusasiakkaiden osalta kerättävät tiedot ovat nimi, henkilötunnus ja osoite.

Verkkokaupan ostoista kerätään pääsääntöisesti henkilön nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

Mihin tarkoituksiin henkilötietoja kerätään?

Opiskelijat

Opiskelijoiden henkilötietojen käsittely on tarpeellista Savon koulutuskuntayhtymän lakisääteisten velvoitteiden perusteella opetuksen järjestämistä varten. Siihen liittyvät:

  • opiskelijaksi hakeutuminen
  • tutkintokohtaisten perusteiden mukainen opetus sekä tutkintoihin sisältyvien arviointikriteereiden noudattaminen
  • ammatilliseen koulutukseen valmentava koulutus sekä työhön ja itsenäiseen elämään valmentava koulutus
  • ammatillista osaamista syventävään tai täydentävään koulutukseen ilmoittautuminen ja sen järjestäminen
  • henkilöstökoulutus
  • erityisen tuen järjestäminen sitä tarvitseville.

 

Erityisiä henkilötietoryhmiä sisältävien tietojen (esimerkiksi terveyttä koskevat tiedot) käsittely voi olla tarpeen esimerkiksi opiskelijaksi hakeutumisen tai erityisen tuen järjestämisen vuoksi. Niitä voi olla tarpeen käsitellä myös opiskeluoikeuden peruuttamisen yhteydessä.

 

Joidenkin tietojen osalta henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, esimerkiksi nimen julkaiseminen mediassa.

Henkilöstö

Henkilöstön henkilötietojen, mukaan lukien erityiset henkilötietoryhmät, käsittely on tarpeellista palvelussuhteen ja Savon koulutuskuntayhtymän lakisääteisten velvoitteiden perusteella.

Joidenkin tietojen osalta henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.

Asiakkaat ja toimittajat

Asiakkaiden ja toimittajien henkilötietoja käsitellään tuotettaviin palveluihin liittyen ja vain perustellusta syystä suostumukseen tai sopimukseen perustuen. Pääsääntöisesti tietoja tarvitaan palveluiden toteuttamiseksi ja mahdolliseen yhteydenpitoon.

Palveluiden käyttö on vapaaehtoista, eikä annettuja henkilötietoja käsitellä muissa kuin esitetyissä käyttötarkoituksissa.

Hankkeet

Hankkeissa henkilötietoja käsitellään perustellusta syystä suostumukseen tai sopimukseen perustuen.

Toimintaamme ohjaavaa lainsäädäntöä ovat muun muassa:

Miten henkilötietoja käsitellään?

Henkilökuntamme voi käsitellä henkilötietoja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

Henkilötiedot ovat vain sellaisten työntekijöiden saatavilla, joilla on työnkuvansa puolesta tarve ja oikeus käsitellä tietoja. Manuaalisesti ylläpidettävät henkilötiedot sijaitsevat lukituissa tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

Sähköisesti käsiteltävät henkilötiedot ovat suojattu teknisin keinoin, esimerkiksi erillisin tietojärjestelmin, palomuurein ja salatuin sähköpostein. Sähköisiä tietoja käsitellään henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Noudatamme sisäisiä tietosuoja- ja tietoturvaohjeita henkilötietojen käsittelyyn liittyvien riskien minimoimiseksi.

Voimme ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä osittain kolmannelle osapuolelle, esimerkiksi tietojärjestelmätoimittajille. Silloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään lainsäädännön mukaisesti ja muutenkin asianmukaisesti.

Meillä on lakiin perustuva velvollisuus varmistaa, että henkilötiedot ovat oikein ja ajan tasalla. Voit auttaa meitä tämän velvollisuuden toteuttamisessa varmistamalla, että pidät meidät ajan tasalla omien henkilötietojesi muutoksista.

Emme suorita automaattista päätöstentekoa tai profilointia.

Kuinka kauan säilytämme henkilötietoja?

Säilytämme henkilötietoja ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista kyseisen tarkoituksen toteuttamiseksi tai lakisääteisen velvoitteemme täyttämiseksi. Keräämiemme henkilötietojen säilytysajat määritellään kuntayhtymän arkistonmuodostussuunnitelmassa.

Säilytysaikojen määrittelyssä huomioidaan muun muassa alkuperäisen käyttötarkoituksen mukainen tarpeellisuus, rekisteröidyn ja kuntayhtymän oikeusturva, vahingonkorvaus- ja rikosoikeudelliset vanhentumisajat sekä Kansallisarkiston määräykset tietojen pysyvästä säilyttämisestä ja Kuntaliiton säilytysaikasuositukset.

Henkilötietojen luovutukset

Emme normaalisti luovuta henkilötietoja eteenpäin. Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa seuraavissa tilanteissa:

Lainsäädännön edellyttämät luovutukset

Henkilötietoja voidaan luovuttaa lain mukaan muille viranomaisille viranomaiskäyttöön, esimerkiksi Opetushallitus, Kansaneläkelaitos.

Suostumus

Henkilötietoja voidaan luovuttaa henkilön nimenomaisella suostumuksella esimerkiksi kolmannen osapuolen tarjoamaa palvelua varten.

Yhteisöt

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti näytetä muille palvelujen käyttäjille. Joissakin palveluissa voi olla mahdollista, että käyttäjän jakaa itse tietojaan muille käyttäjille esimerkiksi nimimerkin muodossa.

Palveluntarjoajat

Käytämme palveluntarjoajia palvelujemme tekniseen ylläpitoon, asiakaspalveluun ja asiakasviestintään. Henkilötietoja voidaan luovuttaa näille palveluntarjoajille vain siinä määrin, kun he osallistuvat palvelujen toteuttamiseen ja edellä kuvattujen käyttötarkoitusten perusteella.

Palveluntarjoajat eivät saa käyttää heille luovutettuja henkilötietoja muuhun kuin edellä kuvattuihin ja SAKKY:n määrittämiin käyttötarkoituksiin. Velvoitamme pitämään tiedot salassa ja huolehtimaan asianmukaisesti tietoturvan ja tietosuojan toteuttamisesta henkilötietojen suojaamiseksi.

Tietojen siirto kolmansiin maihin

Emme siirrä tietoja Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle poikkeustapauksia lukuun ottamatta.

Jos tietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla, esimerkiksi Euroopan Komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen, ja muuten siten, että henkilötietojen käsittely tapahtuu tämän tietosuojakäytännön mukaisesti.

Evästeet

Savon koulutuskuntayhtymän Internet-sivuilla (www.sakky.fi) käytetään evästeitä, joiden avulla on mahdollista esimerkiksi seurata

  • sivujen käyttäjämäärää,
  • mitä sivuja on selattu,
  • kuinka kauan sivuilla on viivytty ja
  • mitä selainta on käytetty.

 

Tietoja kerätään anonyymisti niin, ettei yksittäisiä henkilöitä voi tiedoista tunnistaa. Evästeitä käytetään parantaaksemme sivujemme sisältöä ja käyttäjäkokemusta sekä laadimme tilastoja näiden tietojen pohjalta.

Savon koulutuskuntayhtymä voi käyttää sähköisessä mainonnassa Google Analyticsin mainontaominaisuuksia ja evästeitä. Mainontaominaisuuksista voi olla käytössä esimerkiksi seuraavat palvelut 

  • uudelleenmarkkinointi Google Analyticsin avulla, 
  • Google Display ‑verkoston impressioiden raportointi ja 
  • Google Analyticsin demografisten tietojen ja kiinnostuksen kohteiden raportointi.
     

Sivujen käyttäjällä on mahdollisuus estää selaimesta evästeiden käytön tai säätää selainta ilmoittamaan saapuvista evästeistä. Sivuja voi selata ilman evästeiden hyväksymistä, mutta ne eivät välttämättä toimi parhaalla mahdollisella tavalla.

Verkkosivujen kautta on mahdollista esimerkiksi ilmoittautua koulutuksiin. Kun henkilökohtaisia tietoja kerätään, käyttötarkoitus ilmoitetaan tietojen keräyksen yhteydessä. Sivuilla voi olla linkkejä muille verkkosivustoille. Kuntayhtymä on vastuussa vain oman sivuston sisällöstä ja tietosuojakäytännöistä.

Kuka on rekisterinpitäjä? Mihin voi ottaa yhteyttä?

Rekisterinpitäjänä toimii Savon koulutuskuntayhtymä (Y-tunnus 1852679-9).

Postiosoite

PL 87, 70101 Kuopio

Kirjaamon käyntiosoite

Presidentinkatu 3 A, 70100 Kuopio

Kirjaamon sähköposti

kirjaamo@sakky.fi

Tietosuojavastaavan sähköposti

tietosuojavastaava@sakky.fi

Puhelinvaihde

017 214 3000, avoinna koulupäivisin klo 910.30 ja klo 1115.00

Valvontaviranomainen

Sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli Savon koulutuskuntayhtymä ei ole mielestäsi käsitellyt henkilötietoja tietosuojalainsääntelyn mukaisesti. Valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Postiosoite

PL 800, 00521 Helsinki

Käyntiosoite

Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki

Sähköposti (kirjaamo)

tietosuoja@om.fi

Puhelinvaihde

029 566 6700

Faksi

029 566 6735

Jos haluat saattaa asiasi vireille tietosuojavaltuutetun toimistoon, voit käyttää myös heidän sähköisiä lomakkeita.